Als Teil des normalen Geschäftsbetriebs sind Betriebsprüfungen ein für viele Unternehmer unangenehmes, aber letztendlich notwendiges Unterfangen. Sie dienen dazu, Unternehmen auf die Richtigkeit ihrer abgebenden Steuererklärungen und die Einhaltung ihrer steuerlichen Pflichten zu überprüfen. Da eine Betriebsprüfung auch schwerwiegende Folgen mit sich ziehen kann, sollte es eine Priorität jedes Unternehmers sein, sein Unternehmen vor diesen zu schützen.
I. Frühzeitige und sorgfältige Vorbereitung
Vor einer erfolgreichen Betriebsprüfung steht immer eine gute Vorbereitung. Dabei können Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:
- Unterlagen ordentlich und vollständig führen: Alle steuerrelevanten Unterlagen sollten ordnungsgemäß abgelegt werden und jederzeit zugänglich sein. Dazu gehören alle Rechnungen, Verträge, Bankunterlagen sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
- Beachtung der Fristen: Es sollte sichergestellt werden, dass alle gesetzlichen Fristen eingehalten werden, insbesondere die bezüglich der Abgabe der Steuererklärungen. Verspätungen oder Fehler bei dieser Abgabe können zu zusätzlichen Prüfungen und sogar zu Bußgeldern führen.
- Nutzung digitaler Systeme: Schließlich können digitale Buchführungssysteme dabei helfen, dass die relevanten Unterlagen in einer strukturierten und nachvollziehbaren Weise gespeichert werden
II. Interne Prozesse regelmäßig überprüfen
Obwohl eine Betriebsprüfung hauptsächlich dazu dient, fehlerhafte Steuererklärungen zu finden, können sie auch genutzt werden, um zu überprüfen, ob interne Prozesse effizient und korrekt ausgestaltet sind. So hat ein transparentes und gut strukturiertes System nicht nur den Vorteil, im Fall einer Prüfung den Aufwand zu minimieren, sondern kann auch helfen, Fehler frühzeitig zu entdecken. Dabei sind folgende Maßnahmen besonders empfehlenswert:
- Überprüfung der Buchhaltung: Eine regelmäßige interne Prüfung der Buchhaltung eines Unternehmens kann Ungereimtheiten oder Fehler rechtzeitig feststellen und korrigieren.
- Schulung von Mitarbeitern: Es sollte sichergestellt werden, dass gerade die Mitarbeiter, die in den steuerlichen und buchhalterischen Bereichen des Unternehmens arbeiten, regelmäßig geschult werden. Denn insbesondere das Steuerrecht ist häufigen Änderungen unterworfen. Hier auf den neusten Stand zu bleiben, ist essentiell für fehlerfreie Steuererklärungen.
III. Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
Zudem ist eine ordnungsgemäße Dokumentation der Geschäftsunterlagen ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche Betriebsprüfung. Insbesondere auf folgendes sollte geachtet werden:
- Vollständige Rechnungen und Belege: Alle Rechnungen und Belege sollten vollständig, eindeutig und datiert sein. Es sollte darauf geachtet werden, dass diese den steuerrechtlichen Vorgaben entsprechen.
- Transparente Verträge und Vereinbarungen: Relevante Verträge, Vereinbarungen und Geschäftsdokumente sollten sicher verwahrt werden, um im Fall einer Prüfung die Korrektheit Ihrer Angaben belegen zu können.
IV. Kommunikation während der Betriebsprüfung
Zudem ist auch das Verhalten während der Betriebsprüfung selbst entscheidend. Man sollte sich zum einen freundlich und hilfsbereit geben. Denn ein guter Umgang mit dem Prüfer kann die Prüfung positiv beeinflussen und Missverständnisse vermeiden. Zum anderen sollte man auch alle Fragen, die vom Prüfer gestellt werden, präzise und korrekt beantworten.
Vermeiden sollte man es auf jeden Fall sich gegenüber dem Prüfer zu verschließen und so wenig wie möglich zu kooperieren.
V. Einspruch einlegen
Nach der Betriebsprüfung teilt das Finanzamt dem Unternehmen die Ergebnisse mit. Falls sich aus Sicht des Unternehmers Unstimmigkeiten oder Fehler in den Ergebnissen widerspiegeln, so sollten sie nicht zögern, Einspruch gegen den Prüfungsbericht einzulegen.
Fazit
Eine Betriebsprüfung stellt zwar oftmals eine Herausforderung dar, jedoch lässt sie sich mit der richtigen Vorbereitung in der Regel reibungslos meistern. Besonders wichtig ist hierbei, dass die Buchhaltung und Steuererklärungen eines Unternehmens stets korrekt geführt werden. Zudem sollten die Buchhaltungsprozesse regelmäßig geprüft werden, den so kann man eventuelle Fehler und Unsicherheiten frühzeitig erkennen und das Unternehmen vor Strafen und Nachzahlungen schützen.
Für eine individuelle Unterstützung wenden Sie sich gerne an unser Team.
Weitere Infos zum Steuerrecht: https://hufnagel-rechtsanwaelte.de/steuerrecht/
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