Betriebsprüfungen gehören für deutsche Unternehmen zwar oftmals zu einem leidigen, aber auch notwendigen Unterfangen. Mit zunehmenden Änderungen in der Gesetzgebung, besonders im Hinblick auf die Digitalisierung und erweiterten Befugnisse der Finanzämter, verändert sich der Ablauf und auch die Prüfungsintensität von Betriebsprüfungen ein wenig. In Folgendem wird ein Blick auf die wichtigsten Neuerungen geworfen.
I. Digitalisierung und Automatisierung der Betriebsprüfungen
Auch die Digitalisierung ist im Bereich der Betriebsprüfung inzwischen angekommen. So setzen Finanzämter nunmehr verstärkt auf elektronische Prüfmethoden, die eine effizientere und transparentere Prüfung als Folge haben. Dazu gehört unter anderem die Nutzung von digitalen Daten, die von Unternehmen über elektronische Steuererklärungen und digitale Buchhaltungssoftware bereitgestellt werden.
Was Unternehmer wissen sollten:
Unternehmer müssen sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssysteme den Anforderungen der Finanzämter entsprechen, insbesondere was die sog. „E-Bilanz“ angeht. Bei dieser müssen sämtliche Finanzdaten in einer einheitlichen Form übermittelt werden. Eine ordnungsgemäße und zeitgerechte digitale Dokumentation ist nicht nur Voraussetzung für die Steuererklärung, sondern auch für eine reibungslose Betriebsprüfung. Wer hier nicht vorbereitet ist, riskiert hohe Nachzahlungen und mögliche Strafen aufgrund unzureichender oder fehlerhafter Daten.
II. Erweiterte Prüfungsbefugnisse der Finanzbehörden
In den letzten Jahren haben die Finanzämter ihre Prüfungsbefugnisse immer weiter ausgeweitet. Besonders deutlich wird dies im Hinblick auf digitale Daten. So dürfen Finanzprüfer mittlerweile auch auf Online-Plattformen und cloudbasierte Daten zugreifen, die im Zusammenhang mit steuerlich relevanten Informationen stehen.
Was Unternehmer wissen sollten:
Unternehmer müssen sich bewusst sein, dass die Finanzbehörden zunehmend auf ihre digitalen Systeme zugreifen können. Es wird daher wichtig, eine ordnungsgemäße Dokumentation und Archivierung aller steuerrelevanten Daten sicherzustellen. Dazu gehören nicht nur die Buchhaltungs- und Rechnungsdaten, sondern auch Vertragsdaten, Zahlungsbelege und sämtliche Kommunikation, die für die Steuerprüfung relevant sein könnten. Auch bei der Nutzung von Cloud-Diensten oder anderen externen IT-Diensten müssen Unternehmer darauf achten, dass ihre Daten vollständig und jederzeit zugänglich sind.
III. Betriebsprüfungen und Steuer-Compliance
In diesem Jahr wird ein größerer Fokus auf die Steuer-Compliance von Unternehmen gelegt. Unter Steuer-Compliance versteht man nicht nur die Umsetzung der steuerlichen Pflichten eines Unternehmens, sondern auch die interne Kontrolle und Prävention von Steuerhinterziehung. Unternehmen, die nachweisen können, dass sie ein wirksames Steuer-Compliance-Management-System (CMS) implementiert haben, könnten bei einer Betriebsprüfung milder behandelt.
Was Unternehmer wissen sollten:
Die Einführung eines funktionierenden Steuer-Compliance-Management-Systems (CMS) wird künftig noch wichtiger. Ein solches System hilft nämlich, Risiken im Bereich der Steuerhinterziehung frühzeitig zu erkennen und zu verhindern. Hierzu gehören regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter, die Implementierung klarer steuerlicher Verfahrensabläufe sowie die Einrichtung von Kontrollmechanismen. Ein gut funktionierendes CMS kann nicht nur im Fall einer Betriebsprüfung von Vorteil sein, sondern auch dazu beitragen, das Vertrauen der Finanzbehörden zu gewinnen.
IV. Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung: Was tun?
Die richtige Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung ist noch immer ein essentieller Teil einer erfolgreichen Betriebsprüfung. Unternehmer sollten frühzeitig sicherstellen, dass alle relevanten Unterlagen in digitaler Form bereitgestellt werden können. Zudem sollten interne Audits oder Kontrollen in regelmäßigen Abständen durchgeführt sowie ein gutes Verhältnis zu ihren Steuerberatern gepflegt werden, um im Falle einer Prüfung bestens vorbereitet zu sein.
Was Unternehmer wissen sollten:
Betriebsprüfungen können jederzeit stattfinden und Unternehmer müssen dann bereit sein, Fragen zu ihren digitalen Systemen und steuerrelevanten Unterlagen zu beantworten. Es ist ratsam, alle steuerrelevanten Daten übersichtlich und gut organisiert aufzubewahren. Wer mit einer Steuerprüfung rechnet, sollte seine Unterlagen frühzeitig durchgehen und bei Bedarf Korrekturen vornehmen.
V. Fazit
Mit den Änderungen bei Betriebsprüfungen ab 2025 müssen sich Unternehmer auf deutlich stärker digitalisierte Kontrollen durch die Finanzverwaltung einstellen. Neue Anforderungen an Dokumentation und digitale Datenübermittlung, erweiterte Prüfungsbefugnisse und Fokussierung auf Compliance erfordern eine vorausschauende Vorbereitung. Wer sich als Unternehmer frühzeitig mit den neuen Regelungen auseinandersetzt und seine internen Prozesse entsprechend anpasst, kann Risiken reduzieren und von einer effizienteren und weniger komplexen Betriebsprüfung profitieren.
Für weitere Information bzw. eine individuelle Unterstützung wenden Sie sich gerne an unser Team.
Weitere Infos zum Steuerrecht: https://hufnagel-rechtsanwaelte.de/steuerrecht/
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