Eine Betriebsprüfung ist für viele Unternehmer eine unangenehme, aber auch notwendige Angelegenheit. Unter einer Betriebsprüfung versteht man eine Kontrolle durch das Finanzamt, bei der überprüft wird, ob ein Unternehmen seine steuerlichen Pflichten korrekt erfüllt hat. Im Vordergrund steht hierbei die Richtigkeit von Steuererklärungen, die ordnungsgemäße Buchführung und die Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften. Für die Prüfung ist die Größe des Betriebs unerheblich. Sie kann sowohl kleine Familienbetriebe als auch Großkonzerne gleichermaßen treffen.
I. Gründe für eine Betriebsprüfung
Die Gründe für eine Betriebsprüfung in dem betroffenen Unternehmen lassen sich in folgende Fallgruppen unterteilen:
- Stichprobenkontrollen – Hier wählt das Finanzamt Unternehmen zufällig oder anhand einiger unbestimmter Kriterien aus.
- Risikomanagement – Verhält sich ein Unternehmen auffällig, beispielsweise durch hohe Steuererstattungen, findet regelmäßig auch eine Prüfung statt.
- Hinweise auf Unregelmäßigkeiten: Ebenso werden Prüfungen angeordnet, wenn es schon Hinweise auf Fehler oder Betrug gibt. Diese sollen dann durch die Betriebsprüfung aufgeklärt werden.
II. Der Ablauf einer Betriebsprüfung
Der Ablauf einer Betriebsprüfung lässt sich in einzelne Schritte teilen:
1. Vorbereitung durch das Finanzamt
Noch vor der eigentlichen Betriebsprüfung wird das zu prüfende Unternehmen schriftlich von dem Finanzamt über die bevorstehende Prüfung informiert. Diese Ankündigung erfolgt in der Regel einige Wochen vordem Prüfungstermin. Dem Unternehmen bleibt so genug Zeit zu Vorbereitung. Weiter werden in diesem Schreiben auch Angaben gemacht zu den Prüfungszeiträumen, die Ansprechpartner und die Prüfungsschwerpunkte.
2. Beginn der Prüfung
Zum Beginn der Prüfung erscheint der vom Finanzamt bestimmte Prüfer in der Regel im Unternehmen selbst oder er fordert die relevanten Unterlagen zur Prüfung an. Gerade bei kleineren Betrieben erfolgt die Prüfung direkt vor Ort. Bei Großkonzernen läuft dies meist über elektronische Kommunikationswege, sodass die benötigten Unterlagen, z.B. Steuererklärungen oder Buchhaltungsunterlagen, einfach an den Prüfer übermittelt werden.
3. Durchführung der Prüfung
In der eigentlichen Prüfung schaut sich der Betriebsprüfer alle für ihn relevanten Unterlagen an. Dabei prüft er insbesondere Steuererklärungen und Jahresabschlüsse, Buchhaltungsunterlagen (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge, Belege) und Verträge sowie andere relevante geschäftliche Unterlagen
Zudem kann der Prüfer auch die Geschäftsprozesse und die interne Kontrolle des Unternehmens untersuchen, um sicherzustellen, dass eine ordnungsgemäße Dokumentierung gewährleistet ist. Dabei kann er auch Fragen stellen und gegebenenfalls muss das Unternehmen fehlende Unterlagen nachreichen.
4. Abschlussgespräch
Am Ende der Prüfung steht ein Abschlussgespräch Hier präsentiert der Prüfer seine ersten Ergebnisse. Den Unternehmensverantwortlichen wird dadurch ermöglicht, Stellung zu nehmen, Unklarheiten zu klären und eventuell bestehende Missverständnisse auszuräumen. Oftmals kommt es bereits hier zu einer Einigung.
5. Prüfungsbericht
Nach dem Abschlussgespräch wird vom Prüfer ein Prüfungsbericht erstellt. In diesem hält er alle Mängel, Fehler oder Ungereimtheiten, die er während seiner Prüfung bemerkt hat, fest. Dieser Bericht wird dem Unternehmen zugestellt und dabei wird mitgeteilt ob Nachzahlungen erforderlich sind oder gar Strafen verhängt werden müssen. Gegen den Prüfungsbericht kann das Unternehmen Einspruch einlegen.
III. Fazit
Auch wenn die Betriebsprüfung eine genormte Maßnahme zur Überprüfung der steuerlichen Korrektheit eines Unternehmens ist, kann durch sie Unbehagen entstehen. Mit guter Vorbereitung und Zusammenarbeit mit einem Steuerberater oder Steueranwalt lässt sich diese aber gut meistern. Der Schlüssel für eine erfolgreiche Betriebsprüfung liegt also in der Vorbereitung.
Für eine individuelle Beratung und Unterstützung wenden Sie sich gerne an unser Team.
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